OVERDATA CONSULTING
Cómo hacemos el servicio de mantenimiento de protección de datos personales para nuestros clientes
Piensa en el mantenimiento como una especie de “servicio de postventa” que garantiza que el coche, una vez comprado, sigue funcionando a la perfección. Una vez que tu empresa ya cumple con la normativa (el coche está nuevo), nuestro trabajo es asegurarnos de que siga cumpliendo con la ley de forma continua y se adapte a los nuevos desafíos (el coche sigue pasando las revisiones).
Mantenimiento periódico
En detalle…
Cada cierto tiempo (de forma trimestral o semestral, según las necesidades de tu empresa), llevamos a cabo una serie de tareas para revisar el estado del cumplimiento:
- Revisión del Registro de Actividades de Tratamiento (RAT): Verificamos que tu inventario de datos esté actualizado. Si has empezado a usar una nueva herramienta de marketing o a contratar personal, nos aseguramos de que esos nuevos tratamientos estén registrados correctamente.
- Revisión de las políticas de privacidad y avisos legales: Revisamos si las políticas que tienes en tu web o en tus documentos siguen siendo válidas. Si hay cambios en la normativa o en tus procesos de negocio, las actualizamos para que sigan siendo transparentes y conformes a la ley.
- Revisión de los contratos con encargados del tratamiento: Analizamos los contratos con tus proveedores (como tu gestoría o tu servicio de hosting) para asegurarnos de que incluyen las cláusulas de protección de datos obligatorias. Si contratas a un nuevo proveedor, te ayudamos a redactar el contrato adecuado.
El mantenimiento periódico es una de las tareas más importantes de nuestro servicio de Mantenimiento de Protección de Datos y es absolutamente necesario por una razón clave: la protección de datos no es un trabajo de una sola vez, sino un proceso continuo.
Por qué tu empresa necesita un mantenimiento periódico
Imagina que tu empresa es un coche y la protección de datos es su motor. Aunque el coche esté nuevo y cumpla todas las normativas en el momento de la compra, necesita revisiones periódicas para seguir funcionando de forma segura. De la misma manera, el mantenimiento periódico es necesario para:
- Adaptarse a los cambios de la empresa: Tu negocio no es estático. Constantemente se añaden nuevos productos, se contrata personal, se utilizan nuevas herramientas de marketing o se lanzan nuevos servicios. Cada uno de estos cambios puede implicar un nuevo tratamiento de datos personales que debe ser analizado y registrado. Sin un mantenimiento periódico, tu empresa podría estar incurriendo en un incumplimiento sin saberlo.
- Revisar y actualizar la documentación: La normativa de protección de datos, como el RGPD, exige que la documentación (políticas de privacidad, avisos legales, etc.) refleje la realidad del tratamiento de datos de tu empresa. El mantenimiento periódico nos permite revisar y actualizar estos documentos para que sean siempre transparentes y precisos, evitando posibles sanciones.
- Anticiparse a los riesgos: El entorno tecnológico y legal cambia constantemente. Durante el mantenimiento periódico, revisamos si las medidas de seguridad que tienes implementadas siguen siendo adecuadas o si han surgido nuevos riesgos que deben ser mitigados. Esta revisión proactiva nos permite adelantarnos a los problemas y proteger tu negocio de forma más eficaz.
En resumen, el mantenimiento periódico es lo que garantiza que tu empresa no solo cumple con la ley en un momento dado, sino que se mantiene al día, segura y preparada para cualquier desafío. Es la diferencia entre un cumplimiento puntual y una protección de datos duradera.
Soporte y asesoramiento continuo
En detalle…
Esta es la parte más importante del servicio, ya que te ofrecemos un apoyo constante para resolver los problemas del día a día:
- Gestión de los derechos de los interesados: Te asesoramos y te ayudamos a responder de forma correcta y en los plazos establecidos a las solicitudes de tus clientes o empleados que quieran acceder, rectificar o eliminar sus datos.
- Resolución de consultas: Somos tu punto de contacto para cualquier duda que te surja en materia de protección de datos. ¿Puedes enviar una newsletter a una nueva base de datos? ¿Se puede grabar una videollamada con un cliente? Te damos una respuesta clara y concisa.
- Asesoramiento en caso de brechas de seguridad: Si ocurre un incidente de seguridad, te acompañamos en la gestión de la crisis, te asesoramos sobre la obligación de notificar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y te ayudamos a tomar las medidas correctivas adecuadas.
- Asistencia en inspecciones: En caso de que recibas una visita o un requerimiento de la AEPD, te representamos y te ayudamos a preparar toda la documentación necesaria para que la inspección termine de la mejor manera posible.
En resumen, el servicio de mantenimiento de protección de datos es una garantía de que tu empresa no solo cumple con la ley en un momento dado, sino que se mantiene segura, actualizada y preparada para cualquier desafío legal o tecnológico que pueda surgir. De esta forma, te damos la tranquilidad de que la privacidad de tus clientes está en buenas manos.
El soporte y el asesoramiento continuo son la parte más vital de nuestro servicio de mantenimiento de protección de datos. Mientras que el mantenimiento periódico se encarga de las revisiones programadas, el soporte continuo es lo que te da la tranquilidad de saber que tienes a un experto a tu lado para resolver cualquier problema o duda del día a día.
Por qué es indispensable para tu empresa
Imagina que estás navegando por un mar en calma, pero de repente surge una tormenta. No podrías esperar a la próxima revisión del barco para pedir ayuda. El soporte continuo es ese “salvavidas” que tu empresa necesita para gestionar los imprevistos de forma inmediata.
- Para resolver los problemas del día a día: En tu empresa, surgen constantemente dudas sobre la protección de datos: ¿Puedo usar este correo de un cliente para enviar una promoción? ¿Qué hago si un empleado me pide que borre todos sus datos? El asesoramiento continuo te da una respuesta rápida y profesional, evitando que tomes decisiones incorrectas que puedan acarrear sanciones.
- Para gestionar los incidentes de forma eficaz: Las brechas de seguridad pueden ocurrir. Si esto pasa, el tiempo de reacción es crucial. Con nuestro soporte, te acompañamos en todo el proceso: te ayudamos a notificar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en el plazo de 72 horas y te asesoramos para tomar las medidas correctivas adecuadas.
- Para estar preparado ante inspecciones: Si la AEPD te notifica un requerimiento o inicia una inspección, el soporte continuo es tu mejor defensa. Te ayudamos a preparar toda la documentación necesaria, te asesoramos sobre cómo responder y te representamos ante las autoridades para garantizar que el proceso sea lo más fluido posible.
En resumen, el soporte y el asesoramiento continuo son lo que te permite gestionar los riesgos en tiempo real, tomar decisiones correctas y tener la confianza de que tu empresa está siempre protegida y cumpliendo con la ley.