OVERDATA CONSULTING
Nuestro proceso de auditoría detallado
Realizamos una auditoría de protección de datos para nuestros clientes de forma simple y detallada, garantizando que cumplan con la normativa vigente y que sus datos estén seguros. Piensa en ello como un “chequeo” exhaustivo de la salud de los datos en tu empresa.
Planificación y alcance de la auditoría
En detalle…
Antes de empezar, nos reunimos contigo para entender a fondo tu negocio, los tipos de datos que manejas y los sistemas donde los procesas. Definimos el alcance exacto de la auditoría: ¿auditaremos toda la empresa o solo un departamento específico? Esto nos permite adaptar el proceso a tus necesidades.
La planificación y el alcance son los cimientos de nuestro servicio de auditoría de datos, y son absolutamente necesarios por varias razones clave. Piensa en esta fase como la brújula que guía todo el proceso.
1. Para garantizar la relevancia y la eficiencia
Sin una planificación inicial, una auditoría podría ser un proceso largo y tedioso que no se enfoca en lo que realmente importa para tu empresa. Al definir el alcance, nos aseguramos de que la auditoría sea relevante y eficiente. Por ejemplo, si tu principal preocupación es la gestión de los datos de tus clientes en la web, no dedicaremos un tiempo innecesario a auditar procesos de recursos humanos que ya están bien controlados. Este paso nos permite centrarnos en las áreas de mayor riesgo y en las que necesitas más ayuda, lo que optimiza el tiempo y los recursos.
2. Para evitar sorpresas y malentendidos
Desde el principio, establecemos un entendimiento claro de lo que se va a auditar, qué documentación se va a requerir y qué personas de tu equipo estarán involucradas. Esto evita sorpresas y malentendidos en fases posteriores. Sabrás exactamente qué esperar, y nosotros podremos trabajar de manera más fluida y sin obstáculos.
3. Para ofrecerte una auditoría a medida
Cada empresa es única. Una PYME no tiene las mismas necesidades de auditoría que una multinacional. La fase de planificación nos permite adaptar nuestra metodología a tu tamaño, sector, tipo de datos que manejas y sistemas que utilizas. Esto nos permite diseñar un plan de auditoría personalizado que no solo cumple con la normativa, sino que también responde a los desafíos y oportunidades específicos de tu negocio.
En resumen, la planificación y el alcance son necesarios para que nuestra auditoría de datos sea un proceso estratégico, enfocado y adaptado a tu empresa, lo que nos permite ofrecerte un servicio de alto valor que realmente te ayuda a proteger tu negocio.
Recopilación de información
En detalle…
Esta fase es crucial. Nuestro equipo de expertos solicita y revisa toda la documentación relevante de tu empresa:
- Políticas de privacidad: Verificamos si están actualizadas y son transparentes.
- Registros de Actividades de Tratamiento (RAT): Comprobamos que sean completos y reflejen la realidad.
- Contratos con terceros: Analizamos los acuerdos con proveedores que manejen datos por tu cuenta (encargados del tratamiento).
- Medidas de seguridad: Revisamos los procedimientos técnicos (ej. cifrado, antivirus) y organizativos (ej. control de acceso, formación del personal) implementados.
- Procedimientos para derechos de los interesados: Evaluamos cómo tu empresa gestiona solicitudes de acceso, rectificación, supresión, etc.
- Evaluaciones de Impacto en la Protección de Datos (EIPD): Si se han realizado, las revisamos.
También realizamos entrevistas con el personal clave de los departamentos implicados en el tratamiento de datos para entender los flujos de información y las prácticas diarias.
La recopilación de información es el corazón de nuestra auditoría de datos y es absolutamente necesaria para prestar un servicio de calidad. Sin este paso, cualquier análisis posterior carecería de base y rigor. Piensa en ello como el diagnóstico que hace un médico antes de recetar un tratamiento: no se puede dar una solución sin entender el problema.
1. Para garantizar un análisis preciso y completo
La recopilación de información nos permite obtener una fotografía real y detallada de cómo funciona la protección de datos en tu empresa. Al revisar tu documentación (políticas de privacidad, contratos, registros), tus medidas de seguridad y tus procedimientos, podemos identificar con precisión dónde están los puntos fuertes y, más importante, dónde se encuentran las vulnerabilidades y los incumplimientos. Un análisis superficial o basado en suposiciones podría pasar por alto riesgos graves que te expondrían a sanciones o a una brecha de seguridad.
2. Para detectar riesgos ocultos
En muchas ocasiones, los riesgos no están en los documentos oficiales, sino en las prácticas del día a día. Las entrevistas con el personal nos permiten descubrir “puntos ciegos” o procedimientos informales que podrían estar poniendo en peligro la seguridad de los datos. Quizás un departamento está utilizando una herramienta no autorizada para almacenar información o se están compartiendo datos de forma insegura. Sin una recopilación exhaustiva, estos problemas quedarían sin detectar.
3. Para elaborar un plan de acción a medida
El objetivo final de una auditoría no es solo encontrar fallos, sino ofrecerte soluciones. La información que recopilamos nos permite diseñar un plan de acción personalizado y realista. Las recomendaciones que te damos se basan en la realidad de tu empresa y no en un manual genérico. Esto significa que las soluciones son más fáciles de implementar, más efectivas y te ayudan a optimizar tus procesos de forma duradera.
En resumen, una adecuada recopilación de información es lo que transforma nuestra auditoría en una herramienta valiosa y estratégica, asegurando que el informe final y las recomendaciones que te ofrecemos sean precisos y adaptados a las necesidades reales de tu negocio.
Análisis y evaluación de los datos
En detalle…
Una vez que tenemos toda la información, nuestro equipo la analiza a fondo, comparándola con los requisitos del RGPD y otras normativas aplicables. Aquí es donde identificamos:
- Incumplimientos: Situaciones donde no se está cumpliendo con la ley.
- Vulnerabilidades: Puntos débiles que podrían ser explotados.
- Riesgos potenciales: Amenazas que podrían afectar la seguridad o privacidad de los datos.
- Mejores prácticas: Oportunidades para optimizar los procesos.
Utilizamos herramientas y metodologías propias para asegurar un análisis sistemático y objetivo.
El análisis y la evaluación de los datos son el momento clave de nuestra auditoría. Esta etapa es necesaria porque es donde convertimos la información que hemos recopilado en un diagnóstico claro y en un plan de acción concreto. Sin un análisis riguroso, la recopilación de datos sería un ejercicio inútil.
1. Para identificar los riesgos y no conformidades
Es aquí donde comparamos lo que tu empresa hace en la práctica con lo que exige la ley, como el RGPD. Revisamos cada documento y procedimiento para detectar los puntos débiles y las brechas. Por ejemplo, podríamos encontrar que tu política de privacidad no es lo suficientemente transparente, que los datos se conservan más tiempo del necesario, o que los contratos con tus proveedores no incluyen las cláusulas de protección de datos obligatorias. Sin este análisis detallado, estos problemas pasarían desapercibidos, exponiendo a tu empresa a posibles sanciones.
2. Para generar un plan de acción realista
La evaluación nos permite entender la gravedad de cada hallazgo. No todos los incumplimientos tienen la misma urgencia. Algunos son fallos críticos que requieren una acción inmediata, mientras que otros son mejoras recomendadas para fortalecer tu seguridad a largo plazo. Al evaluar los riesgos, podemos elaborar un plan de acción priorizado y adaptado a las necesidades de tu empresa. Esto te permite saber exactamente qué pasos debes seguir y en qué orden para corregir las deficiencias de manera eficiente.
3. Para ofrecer un valor más allá del cumplimiento
Nuestro análisis no se limita a señalar lo que está mal. También identificamos oportunidades para mejorar tus procesos, optimizar la gestión de datos y fortalecer la confianza de tus clientes. Al entender cómo tu empresa maneja los datos, podemos ofrecerte recomendaciones estratégicas que transformen el cumplimiento normativo de una obligación a una ventaja competitiva.
En resumen, el análisis y la evaluación son el cerebro de nuestra auditoría. Es el paso que transforma los datos brutos en inteligencia útil, permitiéndonos ofrecerte un diagnóstico preciso y un plan de acción eficaz para proteger tu negocio.
Elaboración del informe de auditoría
En detalle…
El resultado de nuestro análisis se plasma en un informe de auditoría detallado. Este documento es fácil de entender y contiene:
- Un resumen ejecutivo: Con las conclusiones clave y los hallazgos más importantes.
- Identificación de los puntos fuertes: Lo que tu empresa ya hace bien en protección de datos.
- Detección de no conformidades y riesgos: Los incumplimientos o vulnerabilidades encontradas, explicadas de forma clara y con su base legal.
- Recomendaciones personalizadas: Un plan de acción detallado con pasos concretos y priorizados para corregir las deficiencias y mejorar la protección de datos en tu empresa. Esto incluye desde cambios en políticas internas hasta la implementación de nuevas medidas de seguridad.
El informe de auditoría es el producto final de nuestro servicio y es esencial por varias razones. Piensa en él como el diagnóstico y la receta que te da el médico después de un chequeo: sin él, todo el proceso anterior de recopilación y análisis no tendría un resultado práctico.
1. Para tener un diagnóstico claro y detallado
El informe condensa toda la información, análisis y evaluaciones que hemos realizado en tu empresa en un documento único y estructurado. En lugar de darte una larga lista de notas, te proporcionamos una visión clara de la situación actual de tu protección de datos. El informe detalla de forma objetiva:
- Los puntos fuertes de tus procesos actuales.
- Los incumplimientos o no conformidades detectadas, con su base legal correspondiente.
- Los riesgos potenciales a los que te enfrentas.
Este diagnóstico te permite entender exactamente dónde está tu empresa en materia de protección de datos, sin ambigüedades.
2. Para contar con un plan de acción concreto
El informe no solo señala lo que está mal, sino que ofrece la solución. Incluye un plan de acción detallado y priorizado con recomendaciones claras. Te decimos qué pasos debes seguir para corregir los fallos, mitigar los riesgos y mejorar tus procesos. Esto convierte un problema complejo en una serie de tareas gestionables, lo que te permite tomar el control de la situación.
3. Para contar con un registro y una herramienta de gestión
El informe de auditoría es un documento clave que puedes utilizar para la gestión interna. Sirve como prueba del trabajo realizado y como base para el seguimiento. Además, es una herramienta para futuras auditorías o para demostrar a terceros (clientes, socios o autoridades de control) que tu empresa está comprometida con la seguridad de los datos y ha tomado medidas para cumplir con la normativa.
En resumen, la elaboración del informe de auditoría es necesaria porque transforma el trabajo técnico en un resultado tangible, útil y estratégico para tu empresa, proporcionándote las herramientas para corregir y mejorar tu postura en materia de protección de datos.
Presentación y seguimiento
En detalle…
Finalmente, te presentamos el informe de auditoría, explicándote cada punto y resolviendo todas tus dudas. No solo te entregamos un documento, sino que te asesoramos sobre cómo implementar las recomendaciones y te acompañamos en el proceso para asegurar que tu empresa no solo cumpla con la ley, sino que también construya una cultura sólida de protección de datos.
Este proceso garantiza que tu empresa esté preparada, protegida y en plena conformidad con la normativa de protección de datos.
La presentación y el seguimiento de la auditoría son los pasos finales, pero son tan importantes como los iniciales. De hecho, son lo que transforma un simple informe en una solución real para tu negocio.
1. Para garantizar la comprensión y el éxito de la implementación
Un informe, por muy detallado que sea, puede ser difícil de interpretar sin el contexto adecuado. Durante la presentación, te explicamos personalmente, punto por punto, los hallazgos de la auditoría. Nos aseguramos de que entiendas exactamente:
- Qué significan los riesgos detectados: No solo que tienes un problema, sino por qué es un problema y cuáles son sus posibles consecuencias.
- Por qué son necesarias las recomendaciones: Te explicamos la lógica detrás de cada sugerencia, desde la implementación de una nueva herramienta hasta un simple cambio en un procedimiento.
Esta conversación es vital para que puedas tomar decisiones informadas y para que la implementación de las mejoras sea exitosa.
2. Para convertir el informe en un plan de acción real
El informe es el diagnóstico, pero el seguimiento es la medicina. Nuestro servicio no termina con la entrega del documento. Te acompañamos en el proceso de implementación de las recomendaciones, ayudándote a priorizar tareas y resolviendo las dudas que surjan en el camino.
Este seguimiento asegura que las deficiencias detectadas se corrijan de manera efectiva y que tu empresa no se quede estancada.
3. Para establecer una cultura de protección de datos
Una auditoría es un punto de partida, no la meta final. El seguimiento nos permite sentar las bases para una cultura de protección de datos duradera en tu empresa. Te ayudamos a entender que la seguridad de la información es un proceso continuo y no un evento único. De esta forma, te empoderamos para que, en el futuro, puedas mantener el cumplimiento por tu cuenta.
En resumen, la presentación y el seguimiento son necesarios porque convierten nuestra auditoría en una herramienta viva y estratégica para tu empresa, garantizando que el conocimiento se aplique y que la protección de datos se integre de forma efectiva en tu negocio a largo plazo.